Cum lucrezi cu presa: 15 reguli generale

Extras din capitolul 2 (aparut si aici).

390

1) Jurnaliştii sunt oameni!

Prin urmare nu-i trata nici arogant, nici umil sau excesiv de familiar! Tratează-i ca pe nişte profesionişti în domeniul lor de activitate, şi la fel te vor trata şi ei. Aşa cum ţie nu-ţi place ca ceilalţi colegi, care nu au pregătire în domeniul PR-ului, să îţi spună ce să faci, nici tu nu considera că îi cunoşti mai bine meseria, decât şi-o cunoaşte el!

2) Nu da niciodată informaţii telefonice!

De ce? Pentru că „Verba volant, scripta manet![1]”Adică există întotdeauna posibilitatea ca o informaţie transmisă telefonic să fie înţeleasă greşit, din diverse motive: zgomote de fond, un moment de neatenţie din partea destinatarului, o exprimare greşită din partea intervievatului etc. Motivele transmiterii unei informaţii greşite pot fi multe şi greu de identificat, însă rezultatele pot fi mult mai greu de înlăturat. Chiar dacă instituţia de presă, fiind de bună credinţă, hotărăşte să publice o erată, nu este sigur că întotdeauna cititorii informaţiei greşite vor citi ulterior şi erata.

3) Nu certa un jurnalist care a publicat informaţii eronate!

Oricine poate greşi, iar felul în care rezolvi această problemă poate transforma un jurnalist indiferent faţă de compania pe care o reprezinţi, într-un prieten sau într-un duşman. Asigură-te că greşeala a fost reparată, fără a insista în pedepsirea jurnalistului „ticălos”!

4) Întotdeauna cere datele de contact ale jurnalistului care te-a contactat telefonic pentru a cere informaţii despre clientul tău!

Nu aştepta să îţi trimită datele de contact printr-un e-mail, ci solicită-le în momentul în care te-a contactat. Trebuie să cunoşti numele, prenumele, adresa de e-mail şi mobilul, astfel încât, ulterior, să poţi afla tot ce te interesează despre acest jurnalist (stilul de scriere, articole importante, domenii de interes, sau ce fel de persoană este – de la sursele pe care le ai în presă). Aceste informaţii îţi vor fi de folos în momentul în care transmiţi solicitarea de presă clientului/ şefului.

5) Nu-i promite unui jurnalist că trimiţi răspunsul la solicitarea lui în maximum 1-2 ore, chiar dacă ştii că ai un şef/ client foarte deschis la comunicarea cu presa!

Poate că persoana care trebuie să dea declaraţia este într-o şedinţă sau pur şi simplu nu poate fi contactată în acel moment. Dacă ai promis că dai răspunsul într-o anumită perioadă de timp, este mult mai greu să recunoşti ulterior că, de fapt, nu îţi poţi onora promisiunea. În plus, jurnalistul respectiv probabil şi-a făcut o anumită structură de articol în funcţie de promisiunea ta, iar dacă i-ai încurcat programul, să nu te aştepţi la recunoştinţă din partea sa!

6) Nu „uita” de solicitarea de presă şi/ sau de jurnalist!

Indiferent că ai reuşit sau nu să iei legătura cu şeful/ clientul, este foarte important să revii la jurnalist cu un mesaj/ telefon, în care să îi spui dacă reuşeşti să obţii sau nu răspunsul la solicitarea sa şi dacă te încadrezi în deadline[2]. Este o chestiune de bun simţ şi de respect faţă de jurnalist!

7) Ţine o evidenţă strictă a solicitărilor „pending[3]” şi răspunsurilor acordate deja jurnaliştilor!

O evidenţă strictă a solicitărilor şi a deadline-urilor pentru fiecare te vor ajuta să nu ratezi şansele de comunicare cu presa oferite şi îţi vor atrage simpatia jurnaliştilor datorită respectării deadline-urilor. Păstrarea informaţiilor oferite deja te va ajuta în pregătirea răspunsurilor la solicitările ulterioare, mai cu seamă datorită faptului că sunt deja aprobate.

8) Niciodată nu răspunde la o solicitare media fără aprobarea şefului/ clientului, chiar dacă răspunsul respectiv a mai fost trimis jurnaliştilor!

E posibil ca şeful/ clientul să regrete că a dat în trecut acea informaţie şi să dorească să nu o mai difuzeze în viitor. Din acest motiv, este preferabil chiar să ai aprobarea scrisă a clientului/ şefului, pentru a evita discuţiile ulterioare, mai cu seamă dacă este un subiect sensibil.

9) Nu trimite răspunsul la o solicitare media şi la alte publicaţii decât cea care a solicitat informaţiile!

Este o greşeală de neiertat, (echivalentă cu difuzarea strategiei de business a clientului către concurenţă). Ambele te pot costa mai mult decât îţi poţi imagina! Dacă „ai trădat” încrederea jurnalistului în acest fel, cu mare greutate vei mai reuşi să o câştigi!

10) Asigură-te că jurnalistul ştie pe cine trebuie să citeze!

Trimite întotdeauna răspunsul împreună cu numele întreg al persoanei care va fi citată, funcţia şi fotografia aprobată de ea; în caz că nu trimiţi o fotografie, jurnalistul va căuta în arhiva proprie şi va publica una care s-ar putea sa nu fie mulţumitoare pentru client/ şef. (în caz că persoana citată este bărbat, e posibil să nu acorde importanţă acestui aspect, dar dacă este femeie, publicarea unei fotografii nepotrivite se poate transforma într-un adevărat dezastru, manifestat prin mustrări sau chiar prin pierderea clientului).

11) Nu te enerva pe jurnalist!

Dacă, după ce „ţi-ai dat sufletul” să obţii anumite informaţii, ţi-ai bătut şeful la cap să îţi aprobe răspunsul şi ai căutat 2 ore prin arhiva firmei pentru cea mai potrivită fotografie, descoperi a doua zi că declaraţia nu a apărut, evită prima reacţie – aceea de a pune mâna pe telefon şi „a-l face cu ou şi oţet” pe jurnalistul care te-a pus la muncă inutil! E o reacţie greşită, deşi poate îndreptăţită! De cele mai multe ori nu este vina jurnalistului! Ca şi tine, şi el are şefi şi, de cele mai multe ori, planurile lui nu se potrivesc cu cele ale şefului. Poate el a dorit, cu bună credinţă, să realizeze un material, însă i-a venit ordin „de sus” să realizeze altul, în funcţie de „necesităţile” de moment ale Redactorului Şef sau ale patronului trustului, sau în funcţie de ceea ce s-a decis la şedinţa de redacţie. Eventual, poţi discuta calm cu jurnalistul pentru a afla care au fost motivele care au determinat neapariţia materialului şi dacă vor mai exista şanse să apară ulterior – cu siguranţă vei avea de dat explicaţii clientului/ şefului.

12) Evită atitudinea de genul „De ce să fac eu treaba jurnalistului şi el să încaseze banii?”, în momentul în care primeşti o solicitare de presă

Este un sistem de gândire total greşit! Trebuie să vezi fiecare solicitare de presă ca pe o oportunitate de promovare gratuită a companiei. În momentul în care pregăteşti un material de presă bine scris pentru un jurnalist, ai de câştigat de două ori: în primul rând, pentru că îi uşurezi munca jurnalistului, astfel că poate folosi paragrafe întregi din răspunsul tău; prin urmare, ţi-l apropii foarte mult, iar pe viitor, când va trebui să scrie despre industria din care face parte compania ta/ clientul tău, cu siguranţă îţi va cere părerea, deci compania va fi recunoscută ca specialist în domeniul său de activitate. În al doilea rând, la fel de important, îţi promovezi compania/ clientul în presă, pentru că un material bine scris poate fi publicat integral.

13) Nu cere niciodată să vezi materialul scris de jurnalist, înainte de a fi publicat!

Este una dintre cele mai mari greşeli, care îţi pot submina relaţia cu presa! Cum ar fi dacă un jurnalist ţi-ar cere să vadă comunicatul de presă pe care intenţionezi să îl trimiţi, ca să se asigure că are informaţii relevante?! Pe lângă faptul că un jurnalist care se respectă nu va accepta nici un fel de cenzură din partea ta, prin această solicitare îi demonstrezi jurnalistului că nu ai încredere în capacităţile lui. Dacă i-ai transmis, în scris, informaţii clare şi concise, cu siguranţă vor apărea corect şi în materialul scris de jurnalist. Iar dacă un jurnalist hotărăşte el singur să îţi trimită un articol ca să-l verifici (Aleluia!), mulţumeşte-te să te asiguri că informaţia publicată este corectă, fără a încerca să îi schimbi stilul de redactare.

14) Cultivă o relaţie informală/ amicală cu jurnaliştii

Acest lucru este foarte uşor de făcut, pentru că şi jurnaliştii sunt interesaţi să se împrietenească cu „sursele”. Prin urmare, o relaţie amicală este reciproc avantajoasă! În cadrul întâlnirilor informale poţi afla lucruri deosebit de importante despre jurnalist şi despre publicaţie, atât în ceea ce priveşte domeniul profesional, cât şi cel personal. Toate aceste informaţii te vor ajuta să pregăteşti o comunicare proactivă eficientă cu presa.

15) Nu te supăra pe un jurnalist care te-a evitat, trimiţându-i solicitarea direct clientului/ şefului!

Orice jurnalist a fost învăţat să obţină informaţia cu orice preţ şi să intre pe geam, dacă a fost dat afară pe uşă! Prin urmare, dacă şi-a dat seama că cea mai scurtă cale de a obţine o informaţie este aceea de a apela la directorul general, cu siguranţă te va ocoli mereu. În acest caz greşeală nu este a jurnalistului, ci a clientului/ şefului care ar trebui să instituie anumite reguli de comunicare cu presa şi să le respecte.

[1]. “Vorba zboară, scrisul rămâne”!, proverb latin

[2] Termen limită până la care trebuie finalizat un proeict

[3] Care aşteaptă o rezolvare.

10 păreri la “Cum lucrezi cu presa: 15 reguli generale”

  1. Felicitări pentru carte, Larisa! La cât mai multe exemplare vândute.

    Având în vedere că „meseria” de autor nu este deloc uşoară, îţi urez mult succes în noua postură!

  2. Nu sunt de acord cu cea de-a doua regula. Poate nu stiti dar jurnalistii sunt si foarte grabiti asa ca a le raspunde la telefon poate din cea mai rapida varianta. Care ar fi alternativa? Nu e precizat.

    1. Aveti dreptate, adesea jurnalistii sunt foarte grabiti deoarece au deadline-uri foarte stricte. Insa putem sa facem greseli mari daca dam raspunsuri telefonice, fie din neatentie, fie din cauza ca sunt intelese gresit din cauza bruiajelor. Nu ai cum sa demonstrezi pe urma ca ai dat un anumit raspuns, daca in presa apare altul

      De aceea, o alternativa pe care eu am folosit-o, insa doar in situatii de urgenta, a fost sa imi notez toate intrebarile jurnalistului si sa ii trimit un e-mail in urmatoarele 10 minute cu raspunsurile scrise de mine. Oricat ar fi de strans deadline-ul, un jurnalist poate astepta 10-30 minute, cu atat mai mult cu cat si pentru el va fi mai usor, deoarece poate copia raspunsurile tale si te poate cita cu exactitate, fara teama ca ar putea gresi. Insa aceasta modalitate poate fi folosita doar daca tu esti factorul de decizie si poti da aceste raspunsuri fara sa te consulti cu superiorii, altminteri nu recomand aceasta procedura.

      Din punctul meu de vedere, este preferabil sa nu apara nimic in presa referitor la un anumit subiect, decat sa apara ceva gresit (nu ma refer aici la situatiile de criza, ci la solicitarile media din activitatea de zi cu zi). De asemenea, aceste reguli se refera indeosebi la PR-ul comercial unde, de obicei, deadline-urile nu sunt chiar atat de stranse ca in PR-ul institutional.

  3. Nu observ niciun detaliu legat de organizarea unei posibile conferinte de presa…sau poate face parte din alt capitol. Cumva. Exista si in aceste cazuri cateva reguli de baza esentiale. Legat de extrasul de fata sau, ma rog, dezlegat, exista o oarecare atitudine paguboasa care lasa sa se desprinda subliminal in relatia mentionata cu presa… Ca sa ajungi sa faci eforturi pentru a nu te enerva in relatia profesionala cu presa, presupune din start o doza tipica de „amvon”, ca sa folosesc un eufemism ceva mai comestibil. Pe langa faptul ca este asimptotic la deontologia profesionala, aspectul in in sine, evident, nu poate decat sa tulbure luciul oricarei comunicari dezirabile, ca sa nu o pomenim pe cea profesionista…

    1. Detaliile referitoare la organizarea conferintelor de presa se gasesc in carte la capitolul despre evenimente.

      In ceea ce priveste relatia cu presa, nu va impartasesc parerea; poate uneori este mai dificil de lucrat cu unii jurnalisti, dar nu as generaliza la toati reprezentantii mass-media.

    1. Multumesc frumos!

      As vrea si un turneu, dar va depinde foarte mult de parteneriatele pe care le incheiem cu librariile.

      Oricum, pe masura ce va fi definitivata campania de promovare si vor fi stabilite locatiile folosite pentru lansare, le voi anunta pe site.

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile despre tine sau dă clic pe un icon pentru autentificare:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

…un magazin de relatii publice si comunicare

%d blogeri au apreciat asta: