Invitaţia tipărită – cum o pregăteşti?

Invitaţia tipărită este elegantă, cu o grafică specială, tipărită în tipografie, adesea având un plic asortat. Este folosită la evenimente mondene, evenimente aniversare deosebite şi în orice ocazie în care dorim să impresionăm prin eleganţă şi rafinament. Pregătirea acestei invitaţii necesită timp şi resurse, întrucât uneori, pentru crearea unei invitaţii, clienţii fac pitch de creaţie.

Dacă ai citit deja mai multe cărţi de comunicare, probabil consideri că pregătirea unei invitaţii este foarte simplă. Total greşit! Este o muncă ce necesită timp şi resurse.

Alături de agenţia de PR/ PR-ist, resursele suplimentare alocate pentru crearea unei invitaţii sunt:

– 1 Art Director (pentru layout-ul invitaţiei)

– 1 Copywriter (pentru textul invitaţiei)

– 1 DTP-ist (pregăteşte invitaţia pentru tipar)

De ce este nevoie de atâtea persoane penru o simplă invitaţie (şi pentru orice alt material corporat)?. Fiecare dintre ele are un rol bine stabilit.

Schema de lucru la o invitaţie (şi, implicit, la orice material corporate)

Totul porneşte de la comanda fermă a clientului/ şefului, care doreşte o invitaţie creativă şi trimite comanda/ brief-ul către agenţie/ PR-ist. Acesta pregăteşte un brief de creaţie, în care menţionează toate solicitările clientului/ şefului, brief pe care îl trimite Art Directorului (AD). Eventual, în funcţie de complexitatea proiectului, are şi o întâlnire cu AD, pentru a-i explica pe larg solicitările clientului/ şefului.

AD se pune pe treabă şi, după un anumit interval de timp (mai mic sau mai mare), îi trimite PR-istului 2-3 variante de grafică pentru invitaţie. Acesta le verifică şi propune anumite modificări, astfel încât să fie în concordanţă cu solicitările clientului/ şefului (eventual, mai face o şedinţă cu AD pentru a se asigura că acesta a înţeles ce are de făcut). Cele câteva variante de grafică, modificate conform solicitărilor PR-istului sunt trimise clientului, care se declară total nemulţumit: nu este ceea ce-şi doreşte.

PR-istul reface brief-ul, vorbeşte din nou cu AD, obţinând alte câteva variante de grafică pentru invitaţie (alături de câteva înjurături la adresa lui, a clientului, a invitaţiei etc.) pe care le transmite clientului/ şefului (doar propunerile grafice:), rugându-se ca de această dată să fie în concordanţă cu dorinţele acestuia. Are noroc: clientul/ şeful e mulţumit, însă vrea „mici” modificări… pe ici, pe colo… în punctele esenţiale… Prin urmare, PR-istul trimite grafica la AD, din nou, anunţând „micile” modificări…Reacţia de la creaţie devine şi mai violentă… Într-un final AD trimite modificările solicitate şi declară, sus şi tare, că nu va mai accepta nici o modificare, că mai are şi alţi clienţi etc.

PR-istul trimite grafica invitaţiei, modificată conform solicitărilor clientului şi speră să nu mai vină nici o modificare ulterioară. Din fericire, clientul se declară mulţumit şi cere să vadă variante de text.

PR-istul pregăteşte brief-ul pentru text, adaugă grafica aprobată şi le trimite către Copywriter. După un anumit timp primeşte de la acesta câteva variante de text pe care i le trimite clientului/ şefului (doar dacă i se par în conformitate cu solicitarea clientului). Cum era de aşteptat, clientul/ şeful nu este mulţumit de ceea ce a primit şi cere să vadă şi alte variante de text, solicitare pe care PR-istul este nevoit să o trimită Copywriter-ului, obţinând de la acesta noile variante dorite (limbajul „elevat” la adresa lui şi a clientului revine). Le trimite din nou clientului/ şefului, obţinând de la acesta aprobarea dorită pentru unul dintre texte, alături de modificările de rigoare.

PR-istul trimite din nou modificările cerute de client/ şef Copywriter-ului, care le face, anunţând, imperios, că mai are şi alte proiecte, alţi clienţi la fel de importanţi etc.

În final ultima variantă, modificată conform ultimelor solicitări este trimisă de PR-ist la client, cu precizarea că deja sunt în criză de timp…

Clientul se declară mulţumit. Toată lumea răsuflă uşurată, iar grafica şi textul sunt trimise la DTP pentru a fi pregătite de tipar, apoi la tipografie unde se intervine pentru ca invitaţia să fie gata până a doua zi, când va fi împachetată şi trimisă.

*****************************************************

Schema menţionată anterior nu este o excepţie, ci o regulă de lucru în majoritatea agenţiilor. Din aceste motive, atunci când pregăteşti un eveniment, este bine să îţi aloci 2-3 săptămâni doar pentru grafică şi producţia materialelor corporate (inclusiv a invitaţiilor).

Schema de mai sus reprezintă o modalitate uşoară de lucru; pot exista cazuri în care clientul respinge de mai multe ori propunerile PR-istului, prin urmare se ajunge la un consum de timp (şi nervi) mult mai mare.

Adesea există cazuri în care Clientul/ Şefului aprobă propunerile grafice imediat, acceptând sugestiile PR-istului/ agenţiei, dar acestea sunt excepţii fericite.

Din păcate, clientul/ şeful are, de cele mai multe ori, propriile idei în ceea ce priveşte o invitaţie şi nu acceptă altceva sau, în cel mai rău caz, chiar nu ştie cum trebuie să arate invitaţia, dar vrea să vadă mai multe propuneri, că doar de asta şi-a angajat agenţie/ PR-ist… .

3 păreri la “Invitaţia tipărită – cum o pregăteşti?”

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile despre tine sau dă clic pe un icon pentru autentificare:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

…un magazin de relatii publice si comunicare

%d blogeri au apreciat asta: