Baza de date: cum o creezi şi actualizezi eficient?

Ce este o bază de date? Şi de ce este ea importantă?

O bază de date, permanent actualizată, alături de o strategie coerentă de relaţii publice, reprezintă punctul de plecare în crearea unei bune relaţii cu toate publicurile ţintă (inclusiv relaţia cu presa). De ce? Pentru că, înainte de toate, trebuie să ştim cui ne adresăm. Pe de altă parte, aceasta este principala activitate a Juniorilor din relaţii publice, indiferent că lucrează într-un departament sau într-o agenţie.

De aceea, pentru a crea o bază de date într-un mod profesionist, trebuie să folosim un program special de baze de date (Ex. Access). Acesta ne va permite ulterior tot felul de artificii (selecţii şi filtrări, afişarea într-o singură pagină a tuturor informaţiilor despre o instituţie, introducerea unor anumite reguli şi multe alte asemenea « minunăţii » care la prima vedere par extrem de dificile).

Din păcate, această modalitate de a crea o bază de date este în continuare de domeniul fanteziei. În lumea reală, foarte multe agenţii/ departamente de relaţii publice încă folosesc “sfântul” Excel în tot ceea ce ţine de liste şi baze de date. Pare mult mai practic şi mai uşor de utilizat (lucru total neadevărat, pentru că acest program are cu totul alt rol, dar este greu să te împotriveşti “tradiţiei”).

Însă, indiferent de programul folosit, este important ca baza de date să aibă următoarele câmpuri:

Nume

Prenume

Funcţie

Companie

E-Mail

Adresa

Tel. Fix

Mobil

Fax

Observaţii

Bine-nţeles, la categoriile de infomaţii de mai sus, pot fi adăugate şi următoarele categorii de informaţii (în funcţie de ceea ce ne interesează):

Data naşterii

Informaţii despre reprezentantul instituţiei

Informaţii despre instituţie

Tip de colaborare

Data actualizării

Mare atenţie!

O bază de date nu este un instrument de lucru pe care îl creăm la un moment dat şi apoi îl putem folosi nelimitat. Din contră, trebuie actualizat periodic şi cât mai des posibil pentru a evita “surprizele” neplăcute. Există posibilitatea ca “subiecţii” bazei noastre de date să-şi fi schimbat locul de muncă, iar invitaţia pe care intenţionăm să le-o trimitem să nu ajungă la persoanele care ne interesează.

De asemenea, întrucât vorbim de fiinţe însufleţite, nu de obiecte, vom încerca, pe cât posibil, să cunoaştem cel puţin jumătate din persoanele care alcătuiesc baza noastră de date (cel puţin după nume, dacă nu personal).

Câte baze de date ar trebui să avem?

Depinde de foarte mult lucruri şi, în special, de cât este de bine organizată agenţia/ departamentul de relaţii publice.

Ideal ar fi să avem una singură, creată profesionist într-un program special (Ex. Access) şi care să cuprindă toate categoriile de membri (jurnalişti, clienţi, furnizori, VIP-uri etc.). Dar, pentru a fi utilă, necesită o organizare foarte strictă, cunoştinţe de Access, actualizare zilnică (de către o persoană care va avea obligatoriu aceste atribuţii specificate în fişa postului, pentru a nu uita) şi „nervi de oţel” pentru a contracara plictiseala pe care o presupune această muncă. Din păcate, se întâlneşte în foarte puţine agenţii/ departamente de relaţii publice, din cauza dificultăţii de gestionare, deoarece ritmul de lucru din agenţii este foarte trepidant, iar numărul de angajaţi este mereu insuficient.

Din aceste motive, cel mai adesea, în multe agenţii sau departamente, fiecare echipă îşi creează propria bază de date pentru un anumit client şi o actualizează doar în momentul în care are nevoie de ea. Avantajul este că ajungi să îţi cunoşti publicurile ţintă foarte repede şi foarte bine, întrucât lucrezi permanent cu aceleaşi persoane. Dezavantajul apare în momentul în care schimbi clientul.

O altă variantă de creare a bazelor de date este în funcţie de categoriile de public; adesea sunt create: o bază de date pentru jurnalişti business, una pentru jurnaliştii care scriu pe domeniul social, una pentru VIP-uri etc. Principalul avantaj, în acest caz, este că poţi folosi o bază de date pentru mai mulţi clienţi (Ex. Un comunicat de presă referitor la rezultatele financiare va fi trimis aproape tuturor jurnaliştilor care scriu pe domeniul economic – cu mici retuşuri, indiferent că vorbim despre un client producător de hârtie sau despre un client care produce covrigi.)

O situaţie specială este cea în care creăm o bază de date pentru un eveniment (după ce tocmai am câştigat organizarea sa la un „pitch[1]”). Cum toate evenimentele trebuie organizate cât mai repede (ieri, dacă s-ar putea) şi bine (cum altfel?), principala regulă în acest caz este strângerea celor mai complete informaţii, în cel mai scurt timp.

De-ale lui Stan Paţitu’

Nu te lăsa păcălit de clienţii/ colegii care vă asigură că au o bază de date completă şi bine actualizată! În cel mai fericit caz, a fost actualizată în urmă cu un an, la evenimentul anterior, iar de completare, ce să mai vorbim… vei avea surpriza să descoperi că lipsesc adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc. Iar dacă se va intâmpla să nu inviţi o anumită persoană pentru simplul motiv că în locul său apărea în baza de date predecesorul său, nu te aştepta la „milă” din partea clientului/ şefului. În mod sigur vei „beneficia” de o mustrare/ scădere de salariu/ micşorare tarif/ pierdere client, în funcţie de gravitatea situaţiei.

De unde obţinem înformaţiile necesare pentru o anumită bază de date?

Principalele surse de informare sunt:

a)Internetul (motoarele de căutare, social media, website-urile, publicaţiile online)

b)Publicaţiile scrise (pot fi găsite adesea informaţii actualizate despre schimbările din piaţă)

c)Instituţiile respective (un simplu telefon la secretariatul instituţiei poate obţine multe, însă e recomandabil a se folosi cu moderaţie şi cu mare atenţie)

Concluzie

O bază de date este adesea construită după chipul şi asemănarea agenţiei/ departamentului care a creat-o: este bine structurată, dacă stilul de lucru al agenţiei este organizat şi viceversa.

Însă cea mai bună formă a unei baze de date este cea care răspunde nevoilor agenţiei/ departamentului de relaţii publice. Dacă te ajută să ai o relaţie foarte bună cu publicurile tale, fără să existe situaţii neplăcute în care îi trimiţi un comunicat unui jurnalist care îşi schimbase locul de muncă în urmă cu 6 luni, atunci înseamnă că este foarte bine gestionată.

Studiu de caz

Agenţia de relaţii publice tocmai a câştigat organizarea unui eveniment business pentru un client producător de hârtie. Prin urmare, trebuie creată baza de date ce va conţine invitaţii la eveniment.

Cum procedezi?

Pasul 1: Identificarea categoriilor de public cărora ne adresăm (pe cine dorim să invităm la eveniment).

Categoriile de public depind foarte mult de tipul de eveniment. În acest caz, categoriile de public vor fi:

• Clienţi/ parteneri (reprezentanţii companiilor)

• Reprezentanţi ai instituţiilor de reglementare

• Jurnalişti business/ economic

Prin urmare baza noastră de date va avea 3 părţi (3 subcategorii), câte una pentru fiecare categorie de public.

Pasul 2: Identificarea surselor de informaţii (de unde adunăm informaţiile)

Depinde de fiecare categorie de public:

• Informaţiile despre clienţii şi partenerii agenţiei le obţinem de la client (departamentul de marketing sau relaţii cu clienţii)

• Informaţiile despre instituţiile de reglementare le obţinem de la departamentul juridic

• Informaţiile despre jurnaliştii care scriu pe domeniul economic/ business le obţinem de pe Internet (listele de publicaţii) şi din casetele redacţionale ale fiecărei publicaţii

 

Pasul 3: Strângerea informaţiilor pentru fiecare categorie de public şi completarea câmpurilor din baza de date

Informaţiile obţinute vor fi scrise într-un tabel, precum cel de mai jos:

Nume	Prenume	Adresare	Funcţie	Firma	E-mail	Adresa	Telefon	Mobil
Liliana	CISMARIU	Doamnei	Director	R.D. PROFIL CONSULT	lcismariu@rdprofilconsult.ro	Str. Eternităţii 11F, Timişoara	0256-285057	0723207494

De ce sunt necesare toate aceste câmpuri? Pentru că adesea aceste invitaţii sunt trimise atât pe e-mail, cât şi prin poşta/ curier sau prin fax. Bine-nţeles că, în caz că ne grăbim, vom completa doar câmpurile de care avem nevoie urgentă (însă acest lucru nu este recomandabil, pentru că dacă vom avea nevoie de informaţii suplimentare, va trebui să reluăm procedura de strângere a informaţiilor).

Pasul 4: Verificarea informaţiilor

Întrucât toate informaţiile au fost obţinute de pe Internet, din publicaţii sau din listele clientului/ colegilor, este foarte important să le verificăm şi completăm daca este cazul (şi va fi, cu siguranţă). Este posibil ca listele pe care le avem să fie vechi, iar site-urile neactualizate. Fără o verificare prealabilă, riscăm să trimitem invitaţia în atenţia unei persoane care nu mai lucrează la o anumită instituţie de câteva luni.

Toate informaţiile strânse sunt verificate telefonic; în caz că apar neconcordanţe între informaţia pe care o deţinem noi şi cea pe care o aflăm la telefon, completăm baza de date cu informaţia obţinută la telefon.

Pasul 5: Actualizarea bazei de date, după finalizarea evenimentului

Principala „captură” obţinută după un eveniment o constituie cărţile de vizită. De aceea, nu trebuie neglijate, pentru că ele cuprind cea mai actualizată informaţie despre “publicuri” le noastre şi, mai ales, cuprind informaţii mai greu accesibile (numere de mobil personale şi adrese de e-mail). Prin urmare, în ziua următoare evenimentului, principala noastră grijă va fi să introducem în baza de date toate informaţiile de pe cărţile de vizită.

Ulterior, vom avea grijă să actualizăm periodic informaţiile (de 2-3 ori pe săptămână, sau ori de câte ori aflăm informaţii noi despre persoanele care ne interesează).

---

[1] Licitaţie organizată de client pentru a selecta agenţia care să se ocupe de un anumit proiect