Cine mai participa la eveniment?…

Este prima intrebare care ti se adreseaza fie ca organizezi un targ, o expozitie, un congres au doar o conferinta… Chiar daca de-abia ai inceput organizarea evenimentului…

Se pare ca intereseaza mai putin locatia, partenerii sau programul, ci este important cine sunt ceilalti participanti. Eventual chiar dintre concurenti…

Intrebare echivalenta, partial cu intrebarea «Unde ai mai lucrat?» adresata unui student/proasptam absolvent sau cu intrebarea «Ce portofoliu de clienti ai?» adresata unui start-up (companii nou infiintate).

Pe de alta parte, este o intrebare legitima, pana la un punct, pentru ca suntem evaluati si prin intermediul persoanelor/ companiilor cu care ne insotim. Dar sa nu exageram… Sa nu ne «cramponam» de ideea: «sa vad mai intai cine participa, si apoi anunt daca participi» pentru ca riscam sa pierdem oportunitati de promovare si, mai ales, reduceri importante… Pentru ca organizatorii cu experienta stiu, ca, daca este prima editie a unui eveniment, participantii sunt reticenti si atunci, pentru «early bird» (primii inscrisi) ofera reduceri semnificative, care se pot materializa in: taxa cu 50% mai mica/ spatiu mai mare pentru aceeasi taxa/ promovare suplimentara etc.

Nu in ultimul rand, cu cat te hotarasti mai repede, cu atat beneficiezi de mai multa promovare prin intermediul canalelor de presa partenere, pentru ca nu e acelasi lucru sa fii promovat timp de o luna cu a fi promovat 2-3 luni.

Dar cum procedezi daca tu, ca organizator, esti in situatia asta? Organizezi primul tau eveniment de anvergura si nu poti scapa de intrebarea: «cine mai participa?», semn al neincrederii evidente.

In primul rand, n-o lua personal! Managerii care pun aceasta intrebare, s-au fript de cateva ori, asa ca acum sufla si-n iaurt. In plus, este clar ca sunt interesati de eveniment, altfel nu s-ar fi obosit sa iti raspunda…

Pentru a evita neincrederea participantilor, straduieste-te sa creezi o aura de credibilitate evenimentului tau:

– alege o locatie serioasa, cu vizibilitate,

– persoana/ compania care organizeaza evenimentul trebuie sa fie vizibila si sa aiba o imagine serioasa pe piata, pentru ca Google «spune» tot si foarte multi ii vor cere «parerea»

– pregateste o prezentare detaliata, profesionista, care sa cuprinda avantajele participarii si descrierea amanuntita a evenimentului

– creeaza parteneriate institutionale, organizationale si media importante prin care sa se realizeze transferul de imagine asupra evenimentului tau

– ofera reduceri semnificative unor companii puternice din domeniul de activitate care te intereseaza pentru a-i atrage si pe altii

– la cerere, ofera exclusivitate unor companii, pentru a fi interesate sa participe

Extra Sfat: Trebuie sa ai asteptari realiste de la prima editie a unui eveniment…

Indiferent de cate eforturi vei face, vor exista companii/ persoane care vor evita/ ezita sa-si asocieze imaginea cu a evenimentului tau, in special daca esti nou intrat pe o anumita piata. Nu te descuraja! Urmatoarea editie va avea, cu siguranta, mai mult succes decat cea anterioara!

Pentru cei care isi doresc sa invete cum sa organizeze in mod profesionist un eveniment, in week-endul 1-2 septembrie va fi organizat un workshop pe aceasta tema.

Pentru detalii referitoare la conditiile de inscriere contactati buticuldepr@buticuldepr.ro!