Media Library este acel instrument folosit în agenţiile de PR, care face diferenţa între un profesionist şi un „profan”. Acest instrument „magic” îi permite PR-istului să redacteze răspunsurile la solicitările media în cel mai scurt timp posibil şi să obţină aprobările şefului/ clientului într-un timp record.
Cum arată Media Library?
În mod normal, este un document redactat în word, în care se regăseşte toată comunicarea cu presa pentru un anumit client, într-o perioadă delimitată de timp (pentru ca folosirea lor să fie cât mai uşoară, trebuie să fie anuale).
Această „bibliotecă media” trebuie să fie foarte bine documentată şi completată.
Structura unei „Media Library” eficiente
Pentru a fi eficient, documentul trebuie să aibă două părţi, bine delimitate prin felul de comunicare cu presa: comunicare proactivă (iniţiată de PR-ist) sau reactivă (iniţiată de jurnalist).
În partea documentului care se referă la comunicarea proactivă, vom introduce, pe rând, toate materialele de presă redactate pentru un client, în ordinea cronologică a trimiterii către presă.
În partea dedicată comunicării reactive, vom introduce toate solicitările media şi răspunsurile furnizate, atât cele „corporate” (despre companie), cât şi „de brand” (referitoare la produsele/ serviciile companiei), în ordinea cronologică a trimiterii către presă.
De-ale lui „Stan Păţitu’“
1) La fel ca şi baza de date, nici acest instrument nu este un document finit pe care îl creezi o dată şi îl vei avea permanent finalizat; este un instrument de lucru, în care vei insera permanent comunicate şi solicitări media.
2) Rolul acestui „tool[1]”este acela de a-ţi organiza/ uşura munca şi de a te ajuta să redactezi materiale de presă şi răspunsuri la solicitări media, pornind de la informaţiile deja furnizate presei.
3) Întrucât este un instrument de lucru, este destul de uşor de făcut, pentru că, atât comunicatele, cât şi răspunsurile la solicitările media, se introduc în document cu copy-paste, fără a fi necesară o aranjare deosebită în pagină. Însă este important să fie actualizat permanent, astfel încât să poţi folosi repede informaţiile existente.
4) Este important ca aceste materiale să fie introduse în ordinea cronologică a folosirii lor, pentru a fi uşor de găsit.
5) Pregăteşte un cuprins al documentului, pe prima pagină, astfel încât să ştii de la început care sunt subiectele despre care s-a comunicat.
6) Încă de la început, în momentul în care faci cuprinsul documentului, foloseşte „ancore[2]” care să te ducă în document, direct la tema care te interesează. De asemenea, în document, după ce ai inserat un comunicat sau răspunsurile la o solicitare media, este bine să faci „ancore” care să te aducă rapid înpoi la cuprins (găseşti mai multe informaţii despre modalitatea de inserare a „ancorelor” în carte, la finalul capitolului „Media Library”).
7) Imediat ce ai trimis un anumit material de presă sau răspunsul la o solicitare media, introdu-le în document, astfel încât să îţi fie uşor să le găseşti; în timp, dacă vei introduce toată comunicarea cu jurnaliştii dintr-un an, documentul tău va ajunge la dimensiuni impresionante – peste 100 de pagini – cu condiţia ca acel client să aibă într-adevăr o comunicare cu presa. Însă poţi găsi oricând informaţiile care s-au difuzat despre o anumită temă datorită „ancorelor” sau folosind „Find”.
8) Întodeauna, la secţiunea de solicitări media, specifică numele jurnalistului, al publicaţiei, data difuzării şi numele/ funcţia persoanei care a răspuns la solicitarea media.
9) În cazul companiilor multinaţionale, dacă sunt conduse de un expat pentru care trebuie redactate permanent materiale de presă în limba engleză, pentru a obţine aprobarea, este necesar să existe două „Media Library”: una în engleză, cu toate materialele redactate şi aprobate de client/ şef şi alta în română, cu toate materialele aşa cum au fost difuzate jurnaliştilor (e preferabil să nu trimitem materiale de presă în limba engleză jurnaliştilor, decât dacă scriu la o publicaţie de limbă engleză. Altfel poţi avea surpriza să ai nişte traduceri „fanteziste” ale termenilor de specialitate).
10) Deşi este mai dificil să ai două documente identice, unul în limba română, altul în engleză, la fel de bine actualizate, este mai eficient, din punctul de vedere al timpului, decât să traduci permanent anumite răspunsuri la solicitările media, mai ales dacă există o traducere deja agreată de client.
Studiu de caz:
Trebuie să pregăteşti o „Media Library” pentru un client producător de băuturi răcoritoare. Cum procedezi?
În cartea „Secretele relatiei cu presa – sfaturi practice si studii de caz” si la Sesiunea de workshop-uri Buticul de PR dedicate relatiei cu presa vei găsi etapele identificate de mine pentru pregătirea acestui document, explicate, pas cu pas, „inclusiv print-screen-uri” ale unui exemplu de „Media Library”.
[1] Instrument – termen folosit în PR
[2] Link-uri (word sau html) care te duc la capitolul/ sectiunea care te interesează, in cadrul aceluiasi document; la finalul capitolului, vei găsi o descriere a modului în care se fac „ancorele”
Buticul de PR 
3 gânduri despre „Media Library – ce este, cum o pregăteşti şi de ce?”