Organizarea unui eveniment sau ce am invatat in 15 ani?

Organizarea unui eveniment, in mod profesionist, este dificila si necesita o strategie riguroasa.

Ce am invatat eu in 15 ani de activitate in domeniul relatiilor publice?

  • Oricat de bine ar „iesi” un eveniment, tot vor exista 2-3-5 nemultumiti: mancarea nu a fost buna, locatia / localul – prost alese, a inceput prea devreme/ prea tarziu, organizarea a fost defectuoasa etc. Sa incerci sa ii multumesti pe toti este o pierdere de timp. Si, in plus, este imposibil. (Uneori este suficient ca seful/ clientul sa fie multumit).
  • Oricat de accesibila ar fi adresa evenimentului, 2-3-10 persoane te vor contacta telefonic, exact cu cateva minute inainte de eveniment (adica exact cand ai programul cel mai aglomerat), pentru ca: nu gasesc adresa/ nu stiu care este strada/ nu cunosc imobilul etc.
  • Alege cel mai potrivit spatiu/ local pentru eveniment, conform criteriilor tale, insa tine minte ca nu intotdeauna va functiona criteriul proximitatii (nu toata lumea este aproape de locatia evenimentului, chiar daca este centrala). Dar daca evenimentul este interesant sau cursul util, participantii vor veni.
  • Alege un punct de reper cunoscut, dar asteapta-te sa fii contactat, telefonic, pentru informatii suplimentare:)
  • Pune harta orasului pe site, cu mentionarea locatiei, dar asteapta-te ca, pentru unele persoane aceasta informatie sa fie inutila. Pentru multi este mai simplu sa te sune ca sa ceara indicatii, decat sa caute pe harti online sau pe google maps.
  • Inarmeaza-te cu rabdare si calm! Stiu ca pare un sfat inutil, in special pentru un comunicator, dar, crede-ma, dupa 10-20 de telefoane pe aceeasi tema (in cursul carora vei da exact aceleasi informatii de pe site), vei fi tentat sa folosesti un limbaj mult mai „colorat” fata de interlocutori.
  • Asteapta-te la intarziati si zapaciti! In ciuda zecilor de mesaje (pe Facebook, bloguri, emailuri etc.), vor exista peroane care vor „incurca” data/ ora/ locatia. Si, bine-nteles, nu vor admite in ruptul capului ca au gresit, ci te vor acuza de proasta organizare/ comunicare defectuoasa/ lipsa de transparenta etc. Ba chiar, unii dintre ei vor fi atat de convinsi ca au dreptate, incat vor incerca (si poate chiar vor reusi) sa-ti intimideze colegii.
  • Cere confirmarea participarii prin completarea unui formular de inregistrare! In acest fel, participantii isi demonstreaza interesul „muncind” putin (este valabil doar pentru: cursuri, workshop-uri, congres, targuri, cocktail-uri, deoarece participantii sunt direct interesati sa vina la eveniment). La conferintele de presa situatia este diferita.
  • Indiferent de cate persoane au confirmat participarea, asteapta-te la neseriozitate! De obicei, 50% dintre cei care confirma participarea la un eveniment (curs, congres etc.), renunta sa mai participe, majoritatea chiar fara sa anunte in prealabil. In cazul conferintelor „rata de neseriozitate” este mai mica, de „doar” 30% (contrar multor pareri, jurnalistii sunt mai seriosi, in momentul in care confirma participarea la un eveniment). Exceptie: evenimentele unde s-a platit taxa; acolo rata de participare este de 90-95%.
  • Gradul de interes al publicului creste direct proportional cu taxa de participare. In schimb, si rata de participare scade direct proportional cu cresterea taxei.
  • In majoritatea cazurilor, oamenii nu participa la un eveniment doar pentru „a face act de prezenta” si pentru a „consuma” (in afara de o anumita categorie de participanti – fripturistii/ piscotarii). De aceea, trebuie sa afli ceea ce le starneste interesul si sa le oferi acel beneficiu. (exact ca si in marketing, trebuie sa cauti acea „unique selling proposition”).
  • Daca organizezi un eveniment pentru care soliciti taxa, asigura-te ca toti participantii au platit inainte de eveniment cu minim o saptamana. Din experientele anterioare stiu ca cei care nu „reusesc” sa plateasca taxa inainte de eveniment, nu vor „reusi” nici dupa eveniment.
  • Daca organizezi evenimente diferite (cursuri/ workshop-uri, conferinte/ targuri etc.) gratuite, asteapta-te la o „fauna” extrem de diversificata, cu foarte multe „mofturi” si pretentii. Daca organizezi aceleasi evenimente, insa cu o taxa de participare, mai mult sau mai putin „piperata”, asteapta-te la aceleasi „mofturi” si pretentii, dar cel putin stii ca merita. In plus, ai ocazia sa-ti selectezi participantii.

Alte articole care te-ar putea interesa:

 

6 gânduri despre „Organizarea unui eveniment sau ce am invatat in 15 ani?”

  1. Pingback: Buticul de PR

  3. Pentru al doilea punct ar trebui sa existe o persoana care doar de asta sa se ocupe, din punctul meu de vedere! 🙂

    Răspunde

    1. Asa este, cel putin in teorie:)

      In practica intotdeauna numarul de persoane care se ocupa de organizarea evenimentului este insuficient astfel ca nu-ti permiti intotdeauna „luxul” de a „bloca” o persoana sa raspunda la telefon; in special avand in vedere ca unii te suna pentru a afla adresa, altii ca sa se scuze ca nu reusesc sa ajunga, pe altii ii suni tu sa te asiguri ca ajung in timp util etc.

      Răspunde

  4. Trimite reminder si cu o zi inainte de eveniment. Ideal e sa-i poti suna pe participanti cu o zi inainte reamintindu-le ora si locul desfasurarii evenimentului (chiar daca e vorba de un eveniment cu peste 100 de participanti). In acest fel stii sigur cati vin si poti opera ultimele modificari la asezarea in sala (de obicei vin toti cei care confirma telefonic cu o zi inainte). Si ar mai fi chestii de detaliu de mentionat (atat de importante cand vine vorba de organizarea de evenimente)
    Titlul e „catchy” dar sincer, pentru a invata/ a te confrunta cu situatiile prezentate in articol nu ai nevoie de 12 ani de organizare de evenimente, lucrurile astea le intalnesti din primele luni de activitate:)

    Răspunde

    1. Intr-adevar, trimiterea reminderului inainte e eveniment este importanta, la fel si contactarea invitatilor cu o zi inainte, daca acest lucru este posibil.

      Daca vorbim de un eveniment de 100-200 de persoane, contactarea lor telefonica poate fi o activitate fezabila. Insa daca vorbim de 300-400-500 de participanti, nu ai timpul necesar pentru a-i contacta pe toti; fara sa mai vorbim de faptul ca, in medie, 50% dintre cei care confirma participarea la un eveniment (telefonic sau pe email) – nu participa. Exceptie fac jurnalistii la care rata de neparticipare este de 30% (dintre cei care confirma) si diplomatii care, daca au confirmat, participa 100%.

      12 ani de reprezinta activitatea mea, din momentul in care am iesit de pe bancile facultatii si pana in momentul in care am scris articolul (in 2012). Cu siguranta te-ai „lovi” de aceste lucruri inca din primele momente in care organizezi aceste evenimente, daca…le-ai organiza inca din primele luni de activitate.

      Ca junior (intern sau asistent), esti parte a unei echipe, astfel ca ai de realizat anumite activitati punctuale (follow-up telefonic, trimitere invitatii, actualizare baza de date etc.). In consecinta nu ai o privire de ansamblu asupra evenimentului, iar „oalele nu se sparg in capul tau” ci al coordonatorului evenimentului. Trebuie sa treaca minim 6-7 ani ca sa devii „senior cu drepturi depline”- adica manager sau director (vorbesc aici despre munca in agentii, unde inveti realmente meserie; in institutii de stat sau in companii multinationale situatia poate fi diferita, dar nici nu ai ocazia sa obtii la fel de multa experienta intr-un timp scurt).

      Felul in care abordezi organizarea unui eveniment la 20 de ani, este total diferita de abordarea de la 30 de ani; nu mai vorbesc de nivelul experientei si de felul in care esti „privit” de catre participanti.

      Sigur ca sunt mult mai multe de spus despre evenimente. In articolul de mai sus am mentionat doar cateva lucruri mai neplacute cu care oricine se poate confrunta cand organizeaza evenimentele. De aceea, este foarte important sfatul lui Dragos Dehelean, din primul comentariu („nu o lua personal”).

      Răspunde

Lasă un comentariu

…un magazin de relatii publice si comunicare