Ce este calendarul organizatoric al unui eveniment?

Stim cu totii ca, pentru a organiza eficient un eveniment, trebuie sa tinem cont de urmatoarele 3 etape organizatorice:

1. Pregatirea evenimentului
2. Organizarea efectiva/ implementarea
3. Evaluarea evenimentului si a impactului sau

Insa, dincolo de asta, trebuie sa stim exact ce tipuri de activitati trebuie realizate in fiecare etapa organizatorica. Si, mai mult decat atat, trebuie sa stim ordinea cronologica a fiecarei activitati/ actiuni astfel incat sa se completeze una pe alta.

Din acest motiv, imediat dupa ce am stabilit exact tipul de eveniment pe care il organizam (conceptul evenimentului), urmatorul pas il reprezinta pregatirea calendarului organizatoric.

De ce un astfel de calendar, care necesita destul de multa munca? Pentru ca, in activitatea unui specialist de relatii publice, planificarea ocupa 70%, iar abilitatile organizatorice sunt mult mai importante decat cunoasterea jurnalistilor potriviti (relatiile cu jurnalistii pot fi create, insa o gandire strategica si practica se formeaza foarte greu).

Crearea unui calendar organizatoric porneste de la ideea ca nu poti organiza un eveniment dintr-o suflare (o paine o tai felii sau o rupi in bucati ca sa o mananci). La fel, trebuie sa ai in vedere, ca organizarea unui eveniment presupune mai multe activitati, mai mult sa mai putin complexe, si ca, fiecare activitate, la randul ei, este alcatuita din actiuni diverse.

Fara un astfel de calendar organizatoric vei alerga, fara sens, de la o activitate la alta, pe masura ce iti vor veni in minte (fara sa mai punem la socoteala ca s-ar putea ca unele activitati sa iti vina in minte mult prea tarziu ca sa mai poti face ceva (ex. sa dai un comunicat de presa despre eveniment sau sa pregatesti materialele de promovare). De aceea, un calendar in care activitatile sunt mentionate clar, inclusiv cu deadline si cu persoana desemnata sa se ocupe de ele, te va ajuta foarte mult si vei sti oricand in ce moment al organizarii te afli.

Insa cum incepi crearea unui calendar organizatoric?

Pentru a incepe sa realizezi un calendar, trebuie sa urmezi cativa pasi:

1. Identifica toate activitatile organizatorice pe care crezi ca va trebui sa le realizezi pe durata organizarii evenimentului
2. Fa o lista cu activitatile identificate
3. Lasa lista de activitati „sa respire” 2-3 zile (daca ai timp) sau 2-3 ore
4. Reia lista si completeaz-o cu alte activitati organizatorice identificate
5. Completeaza calendarul organizatoric, conform modelului de la curs

In cartea „Secretele relatiei cu presa – sfaturi practice si studii de caz” gasesti informatii despre organizarea unui eveniment de presa, insa, pentru a afla concret in ce fel se realizeaza un astfel de calendar organizatoric si pentru a lucra practic pe modele de evenimente, te invit sa participi la programul educational Buticul de PR 2016.

Pentru mai multe detalii despre Buticul de PR 2016, acceseaza sectiunea Regulament sau Inscriere ori contacteaza-ne la adresa de email office@russenart.ro !