Cum iti creezi un portofoliu de PR-ist?

Ca proaspat absolvent al unei Facultati de comunicare si relatii publice (ca PR-ist junior) te confrunti cu principala problema: o mare greutate in obtinerea unui loc de munca din cauza lipsei experientei (spun greutate pentru ca nimic nu este imposibil).

In articolul „Câteva modalităţi de a compensa lipsa de experienţă” am mentionat cateva reguli care sa te ajute in castigarea experientei necesare angajarii.

Pregatirea unui portofoliu cu materiale si instrumente din domeniul PR-ului este un pas important si te poate ajuta la angajare pentru ca va demonstra ca detii acele cunostinte practice pe care trebuie sa le aiba orice specialist de relatii publice.

Pentru a avea succes, pregatirea portofoliului trebuie tratata ca orice alta proba de examen, doar ca, de aceasta data, Profesorul este Angajatorul iar rezultatul final (sau nota 10) il constituie angajarea.

Cand iti pregatesti portofoliul trebuie sa ai in vedere un singur lucru: Portofoliul este cartea ta de vizita care are ca scop convingerea Angajatorului ca detii cunostintele de baza din domeniul PR-ului (alaturi de seriozitate, eficienta si incapatanare) care sa te ajute sa iti indeplinesti responsabilitatile de PR-ist junior fara ca el (Angajatorul) sa mai fie obligat sa piarda timp pretios pentru a te invata notiuni elementare din domeniul comunicarii.

Dar ce trebuie sa contina portofoiul unui PR-ist pentru a demonstra detinerea cunostintelor necesare unui specialist?

In cadrul portofoliului unui specialist in relatii publice pot exista 3 tipuri de documente:

• Materiale care sa demonstreze capacitatea organizatorica a specialistului:
  • o Strategie de relatii publice coerenta, realizata pe o perioada determinata (minim 3 luni – 1 an) – acest document trebuie sa fie realmente o strategie, nu o insiruire dezlanata de activitati amestecate, fara cap si fara coada,
  • un Plan de activitati (un Action Plan in care sa fie mentionate, concret, activitatile din cadrul strategiei),
  • un Buget (un document realist, pregatit conform strategiei si planului de activitati)
  • un Calendar organizatoric (pregatit conform activitatilor din strategie)
  • un proiect de CSR complet care sa poata fi inclus in strategia de relatii publice

• Materiale care sa demonstreze capacitatea de scriere corecta a specialistului
  • un dosar de presa (comunicat de presa, prezentarea companiei, opis, informatii suplimentare etc.)
  • articole, interviuri, blog etc.
  • o invitatie online sau tiparita (textul – eventual si grafica)

• Instrumente de lucru cu presa (mai multe detalii despre ele se gasesc pe blog si in cartea „Secretele relatiei cu presa – sfaturi practice si studii de caz”; modele care pot fi folosite cu succes – pe CD-ul care insoteste cartea)
  • un model de „Revista presei” – adaptat clientului pentru care a fost facuta strategia
  • un model de „Q&A list” – adaptat unui eveniment sau unei companii
  • un model de „Media Panorama”
  • un model de „Media Library”
  • modele de „Analiza de presa” (per eveniment, comparativa, trimestriala)
  • un model de „Baza de date” – realizata pe un anumit domeniu

Cum pregatesti portofoliul de specialitate?

Pregatirea unui portofoliu de PR-ist necesita urmatorii pasi:

1. Pregatirea cuprinsului portofoliului (pentru a sti ce instrumente si materale vei include)
2. Identificarea companiei/ companiilor (clientul) care sa furnizeze informatiile pe baza carora sunt pregatite materialele (intrucat materialele din portofoliu trebuie sa fie cat mai realiste, este preferabil sa fie aleasa o companie multinationala cu vizibilitate mare in presa deoarece ofera mai multe posibilitati de promovare)
3. Identificarea modelelor pe care le vei folosi in pregatirea materialelor si instrumentelor din portofoliu (modele de instrumente de lucru cu presa – in Excel, Power Point si Word si modele de materiale pentru presa – dosar de presa, comunicat, stire etc.- gasesti in CD-ul care insoteste cartea „Secretele relatiei cu presa – sfaturi practice si studii de caz.) Alte modele de materiale – Strategie, Action Plan, Buget, Calendar, proiect CSR etc. – gasesti pe platforma de workshop-uri online Buticul de PR (pentru a le descarca este necesara inscrierea la proiectul Buticul de PR).
4. Pregatirea materialelor si instrumentelor din portofoliu (intrucat modelele identificate deja pot fi folosite ca atare, este necesara doar adaptarea lor prin completarea cu informatii concrete referitoare la compania pentru care sunt pregatite materialele; un angajator verifica, in cadrul interviului de angajare, atat cunostintele candidatului, cat si creativitatea si capacitatea sa de munca. De aceea, este preferabil ca materialele din portofoliu sa fie rezultatul activitatii candidatului (adica sa nu fie realizate in cadrul unor internship-uri la alte companii iar ideile sa nu fie „furate” de la alte companii sau specialisti).
5. Pastreaza structura modelelor folosite si programul in care a fost fiecare redactat, pe cat posibil! (Power Point – pentru strategie si program/ campanie CSR; Excel – pentru Buget, Calendar, Media Panorama, Action Plan etc.; Acces sau Excel – pentru baza de date; Word – pentru Revista presei sau Q&A list etc.). In acest fel demonstrezi ca ai cunostinte temeinice de Microsoft Office – un pachet de programe utilizate in majoritatea departamentelor si agentiilor de comunicare.
6. Scrie-ti numele si datele de contact pe toate materialele din portofoliu, in antet sau in subsolul paginii! In acest fel, numele tau este permanent sub ochii angajatorului, astfel ca nu mai trebuie sa caute ultima sau prima pagina a documentelui/ documentelor pentru a-ti afla datele de contact.
7. Printeaza toate materialele din portofoliu pentru a le avea la interviuri dar pregateste si o varianta electronica (cu o dimensiune mai mica a imaginilor) pentru a o trimite pe email, in functie de solicitari

Suplimentar, la acest portofoliu poti adauga adeverintele de participare la internship-uri si diplomele de participare la cursurile de comunicare organizate de agentii sau specialisti de comunicare (in ultimii ani, tot mai multe agentii si specialisti organizeaza cursuri pentru diferite niveluri – incepatori, experienta media si specialisti seniori – si pentru diferite bugete – de la 100-200 lei pana la cursuri de sute de euro).

De asemenea, durata si formatul lor variaza: exista cursuri online – care ofera o flexiblitate foarte mare si cursuri clasice – cu un program bine stabilit; de asemenea, exista cursuri de o zi, de un week-end, de o saptamana, la Bucuresti, la munte sau la mare etc. Cel mai important aspect de care trebuie sa tii cont atunci cand selectezi cursul/ cursurile la care participi este ce poti inveta, concret si, mai ales, daca te poate ajuta la pregatirea portofoliului.

Mai multe detalii despre modul de selectare a workshop-urilor in articolul viitor…

Detalii despre Buticul de PR 2014 gasesti aici sau pe adresa de email office@russenart.ro !