E-mail campaign

Este cel mai utilizat tip de campanie de presă, întrucât are costuri minime. Pe de altă parte, şi rezultatele sunt mai scăzute decât în cazul altor tipuri de campanii.

Acest tip de campanie constă în trimiterea comunicatului de presă pe e-mail, împreună cu materialele informative suplimentare şi fotografiile reprezentanţilor companiei.

Cum realizezi o campanie de e-mailing, în mod profesionist?

1. Te asiguri că ai baza de date a jurnaliştilor actualizată (citeşte despre actualizarea bazelor de date în capitolul dedicat acestor instrumente).

2. Pregăteşti mesajul pe care îl vei trimite jurnaliştilor pe e-mail, fără diacritice, pentru că, în continuare, nu toţi clienţii de e-mail îl suportă şi poţi avea surpriza ca mesajul tău să ajungă la destinatar într-o formă nedorită, sau să ajungă în Bulk.

3. Înainte de a trimite fiecare mesaj, te asiguri că l-ai setat, astfel încât să primeşti confirmare de cât ori mesajul este primit şi/ sau citit de destinatar.

4. Trimiţi mesajele personalizate fiecărui jurnalist, evitând formulele de genul: „celor interesaţi”, „stimate domn/ stimată doamnă” etc. Folosirea acestor formule de adresare denotă necunoaşterea interlocutorului şi faptul că baza ta de date nu este tocmai actualizată. Totodată există agenţii care trimit mesajele nepersonalizate, folosind formula de adresare „Bună ziua” şi punând adresele destinatarilor în bcc. Este o formulă care salvează timp (în condiţiile unui server performant, mesajele sunt trimise în câteva minute, însă nu este cel mai profesionist.

5. Personalizarea mesajelor trimise pe e-mail se realizează în două feluri:

• manual, formula de adresare este rescrisă la trimiterea fiecărui e-mail – principalul dezavantaj al acestei proceduri îl constituie timpul îndelungat necesar pentru trimiterea tuturor mesajelor, precum şi faptul că trebuie să fii foarte atent în momentul în care tastezi formula de adresare, pentru a nu risca să scrii: „stimată doamnă George X”. Pe de altă parte, pe lângă faptul că nu rişti să blochezi server-ul printr-o cantitate mare de mesaje transmise concomitent, principalul avantaj îl constituie faptul că fiecare destinatar primeşte un mesaj personalizat.
• automat, prin folosirea opţiunii Mail Merge din word. Cu ajutorul acestei opţiuni sunt personalizate mesajele, prin folosirea unui tabel din care sunt preluate automat numele şi formulele de adresare ale destinatarilor. Din păcate, această facilitate a word-ului nu poate fi folosită decât pentru mesajele fără ataşament, prin urmare, dacă trimiţi comunicatul doar în corpul e-mail-ului poţi folosi personalizarea automată,  în caz că ai şi ataşament, va trebui să personalizezi mesajele manual (sper să se creeze, la un moment dat, un program care să personalizeze şi mesajele cu ataşament – în caz că există, eu nu cunosc nicio agenţie care să-l folosească).

6. Verificarea mesajelor „undelivered” primite, verificarea corectitudinii adreselor folosite, identificarea unor adrese noi şi retransmiterea mesajelor.

7. Începe follow-up-ul (vezi capitolul referitor la această procedură).