12 reguli pentru un comunicat eficient

1) Nu folosi niciodată superlative în comunicat şi nu îl transforma într-un material publicitar!

Un comunicat trebuie să fie scris obiectiv, pentru a avea şanse să fie preluat de jurnalişti.

Prin urmare vei scrie:

„Compania a înregistrat o creştere a cifrei de afaceri de 60%, la finalul anului financiar”.

În loc de:

„Compania a înregistrat o impresionanta creştere a cifrei de afaceri de 60%, la finalul anului financiar”.

(Lasă-i pe cititori să aprecieze dacă acea creştere este într-adevăr impresionantă sau nu).

2) Nu uita de regula piramidei întoarse!

Cu alte cuvinte, pune cea mai importanţă informaţie la începutul comunicatului şi asigură-te că răspunde la întrebările: cine? ce? unde?, când?cum? de ce?

3) Nu oferi informaţii incorecte sau controversate în comunicat

Sună ca un leit-motiv şi în toate cărţile este precizat acest lucru. Cu toate acestea, regula nu este respectată în totalitate.

4) Nu scrie un comunicat incomplet!

Jurnaliştii te vor contacta pentru a-l dezvolta, iar, în caz că nu le vei răspunde, vor face „săpături” pentru a afla mai multe.

5) Nu umple comunicatul cu tot felul de informaţii suplimentare

Chiar dacă ţie ţi se par importante şi absolut necesare, nu sunt întotdeauna! Un comunicat alcătuit din 3 paragrafe, 2 declaraţii şi un boiler plate[1], conţine informaţii suficiente. Dacă ai informaţii suplimentare, care l-ar putea interesa pe jurnalist, pregăteşte un document suplimentar, care să cuprindă informaţiile respective. Dacă sunt importante cu adevărat, vei avea surpriza plăcută ca şi jurnalistul să scrie 2-3 materiale, unul cu informaţiile din comunicat, şi altul cu informaţiile suplimentare

6) Un comunicat trebuie să aibă un singur subiect!

Evită să anunţi mai multe lucruri într-un singur comunicat! Focusează-te pe cel mai important subiect, urmând ca pentru celelalte să pregăteşti comunicate ulterioare.

7) Nu trimite mai mult de 2 comunicate corporate[2] într-o lună!

Chiar dacă ai multe informaţii de comunicat, evită să le trimiţi foarte frecvent, pentru că indiferent cât de importantă este o firmă, o publicaţie evită să scrie prea des despre aceeaşi companie. Această regulă nu se aplică pentru comunicatele de brand[3], câtă vreme este vorba despre branduri diferite!

8) Evită comunicatele „monstruoase”, de 3 pagini!

Nimeni nu are răbdare să le citească! Un comunicat de o pagină şi jumătate (maximum), care cuprinde esenţa informaţiei este mai mult decât suficient. Dacă, totuşi, consideri că ai informaţii importante, împarte-le în două materiale, cum spuneam mai sus. Două documente, fiecare de câte o pagină şi jumătate sunt mai uşor de citit decât unul de 3 pagini.

9) Întotdeauna trimite şi fotografii ale reprezentanţilor ale căror declaraţii apar în comunicat!

În caz că nu le trimiţi o dată cu comunicatul, pot exista două situaţii: fie jurnalistul te contactează pentru a ţi le cere, fie va folosi fotografii nu prea reuşite, din propria sa bază de date. În caz că te contactează pentru a-ţi cere fotografie, îţi trebuie aprobarea clientului/ şefului înainte de a o trimite, fapt ce va întârzia trimiterea ei către jurnalist.

10) Nu pune fotografii în corpul comunicatului!

Chiar dacă ţi se pare că arată bine, pentru ca jurnalistul să le poată folosi, fotografiile trebuie să aibă o rezoluţie bună (în plus, word-ul le deformează); de aceea trimite fotografiile ataşate la e-mail.

11) Ataşează un CV la comunicat, dacă este cazul!

În caz că persoana care dă una dintre declaraţii este necunoscută jurnaliştilor, însă are un background[4] profesional deosebit, este bine să trimiţi un scurt CV al persoanei respective, alături de fotografie.

12) Trimite comunicatul dimineaţa, cel târziu până la ora 12-13, astfel încât să prindă ediţia de a doua zi!

Dacă-l vei trimite la ora 16, nu va mai prinde ediţia din ziua respectivă, iar informaţia deja va fi perimată ca să mai fie utilizată în ziua următoare.

Update by Sebastian S. Eduard

13). Nu-l salva in docx, ca lumea trece din ce in ce mai mult pe openoffice sau ramane in urma si observa ca ms word2003 inca e bun;

14) Nu uita de diacritice, ca e cumplit sa iei litera cu litera o pagina de 3500 de semne (iar convertoarele nu sunt suficient de eficiente).

Va invitam sa completati si cu alte reguli de pregatire ale unui comunicat eficient…

---

[1] Paragraful final al unui comunicat în care apar informaţii generale despre companie

[2] Referitoare la companie

[3] Numele unui produs sau serviciu caracterizat prin anumite trăsături specifice

[4] Cunoştinţe acumulate prin pregătire academică sau experienţă profesională